Digitaal ondertekenen: sneller rond met uw klant, zonder papier

Steeds meer documenten in een makelaarskantoor worden digitaal opgemaakt, van klantenprofielen en adviesrapporten tot offertes en aanvraagformulieren. Het ondertekenen gebeurt echter vaak nog op papier. Nochtans is digitaal ondertekenen vandaag eenvoudig, wettelijk erkend en voor de meeste klanten vertrouwd. In dit artikel zetten we op een rij wat u moet weten.

Wat is een elektronische handtekening?

Een elektronische handtekening is een manier om digitaal te bevestigen dat iemand akkoord gaat met de inhoud van een document. De Europese eIDAS-verordening bepaalt dat een elektronische handtekening niet geweigerd mag worden als bewijs, enkel en alleen omdat ze elektronisch is. De verordening onderscheidt drie niveaus:

• Eenvoudige elektronische handtekening: bijvoorbeeld een bevestiging via een code die per sms of e-mail wordt verstuurd.

• Geavanceerde elektronische handtekening: uniek gekoppeld aan de ondertekenaar, die daardoor geïdentificeerd kan worden. Latere wijzigingen aan het document zijn zichtbaar.

• Gekwalificeerde elektronische handtekening: het hoogste niveau, met dezelfde rechtskracht als een handgeschreven handtekening.

Welk niveau nodig is, hangt af van het document en van de afspraken met de maatschappij. Voor veel dagelijkse documenten volstaat een eenvoudige of geavanceerde handtekening.

De meest gebruikte methodes in België

In België zijn er verschillende gangbare manieren om digitaal te ondertekenen:

• itsme®: voor veel Belgen de bekendste manier, via de app op de smartphone. itsme biedt ook gekwalificeerde handtekeningen aan.

• eID: ondertekenen met de Belgische identiteitskaart en een kaartlezer. Dit levert een gekwalificeerde handtekening op.

• Code via sms of e-mail: de ondertekenaar bevestigt met een eenmalige code. Eenvoudig voor klanten die geen itsme of kaartlezer gebruiken.

Het loont om klanten meer dan één methode aan te bieden. Niet iedereen heeft itsme, en een kaartlezer is lang niet bij iedereen standaard aanwezig.

Waar moet u op letten?

Een volledig dossier

Een ondertekend document hoort thuis in het klantendossier, samen met de gegevens van de ondertekening: wie, wanneer en met welke methode. Dat is belangrijk voor uw eigen overzicht, maar ook wanneer u moet aantonen dat u uw zorgplicht onder IDD correct heeft nageleefd.

Opvolging

Digitaal versturen is snel, maar het moet ook duidelijk blijven welke documenten nog openstaan. Zonder overzicht verschuift het zoekwerk gewoon van papier naar de mailbox.

De klantervaring

Houd het voor de klant zo eenvoudig mogelijk: een duidelijke melding, een document dat goed leesbaar is op de smartphone, en een ondertekenmethode die hij kent. Klanten die liever langskomen, kunnen ook op kantoor digitaal ondertekenen.

Privacy en bewaring

Ondertekende documenten bevatten persoonsgegevens. Zorg ervoor dat ze veilig bewaard worden, conform de GDPR, en dat u ze kunt terugvinden zolang de wettelijke bewaartermijnen lopen.

Digitaal ondertekenen als onderdeel van het hele traject

Digitaal ondertekenen levert het meeste op wanneer het aansluit op de rest van uw werking. Denk aan klantgegevens die u inleest via de eID, een klantenprofiel en advies dat digitaal wordt opgesteld, en een ondertekend document dat automatisch in het dossier terechtkomt.

In DORI is digitaal ondertekenen daarom geïntegreerd in het klantendossier, met ondersteuning voor itsme, eID en codes via sms of e-mail. De ondertekening verloopt via Connective, een gespecialiseerde Belgische aanbieder van elektronische handtekeningen. Handtekeningen die via DORI worden geplaatst, worden aanvaard door de verzekeringsmaatschappijen.

Meer weten over hoe dit in de praktijk werkt? Bekijk de functionaliteiten van DORI.